Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses
Gemäß Art. 13 und Art. 14 DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung) sind wir verpflichtet, Ihnen bestimmte Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Für die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Bewerbung bereits zur Verfügung gestellt haben oder die Sie uns im Rahmen des weiteren Beschäftigungsverhältnisses zur Verfügung stellen sowie für weitere personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten, gelten die nachfolgend aufgeführten Informationen:
Verantwortliche Stelle:
IBS Personal-Management GmbH
Südstr. 5
59269 Beckum
Telefon: +49 2521 82361-0
Telefax: +49 2521 82361-20
Email: info@ibs-pm.de
Geschäftsführer: Olaf Schlüter
Datenschutzbeauftragter:
Name: Oliver Baldner
Anschrift: bITs GmbH
Detmolder Straße 204
D-33100 Paderborn
Deutschland
Telefon: +49 5251 6889480
Telefax: +49 5251 6889484
E-Mail: oliver.baldner@bits.gmbh
Zwecke der Datenverarbeitung personenbezogener Daten sowie die Rechtsgrundlage
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die im Folgenden spezifiziert werden, beruht insbesondere auf den Rechtsgrundlagen, die in Art.6 Abs.1 S.1 lit. a, b, c und f DS-GVO sowie in Art.9 Abs.2 lit. b DS-GVO genannt sind, so dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gerechtfertigt ist,
- weil das für die Erfüllung des oben genannten Arbeitsvertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, (vgl. Art.6 Abs.1 S.1 lit. b DS-GVO / § 26 BDSG), und/oder
- weil das zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir als Arbeitgeber unterliegen (vgl. Art.6 Abs.1 S. 1, lit. c DS-GVO), und/oder
- weil das zur Wahrnehmung der arbeits- oder sozialrechtlichen Rechtsansprüche und zur Erfüllung der arbeits- oder sozialrechtliche Pflichten durch die Arbeitnehmer und Arbeitgeber erforderlich ist (vgl. Art.9 Abs.2 lit. b DS-GVO), und/oder
- weil das zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist (vgl. Art. 6 Abs.1 lit. f DS-GVO), und/oder
- weil Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO)
- weil dies zur Erfüllung der Prämienvereinbarung sowie Auszahlung des Prämienbetrages erforderlich ist (vgl. Art 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO – Zweck).
Die im Folgenden angegebenen personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Zu Ihrer Identifikation,
- Zur ordnungsgemäßen Durchführung und Dokumentation des Arbeitsverhältnisses,
- Zur Korrespondenz mit Ihnen,
- Zur Korrespondenz mit Krankenkassen, ggf. privaten Krankenversicherungen, Rentenversicherungsträgern, Arbeitsagenturen, Finanzämtern, Integrationsämtern, Berufshaftpflichtversicherungen, anderen zuständigen Stellen und Behörden,
- Zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen,
- Zur Erstellung von sozialversicherungsrechtlichen oder steuerrechtlichen Meldungen,
- Zur Dokumentation von sozialversicherungsrechtlichen, steuerrechtlichen, abgabenrechtlichen Vorgängen,
- Zur Abwicklung des Arbeitsverhältnisses (auch über seine Beendigung hinaus, soweit hierzu ein Grund vorliegt (z.B. nachträglichen Korrektur der Gehaltsabrechnung, Weiterleitung behördlicher Schreiben an die ausgeschiedenen Arbeitnehmer),
- Zur Bearbeitung möglicher Ansprüche gegen (ehemalige) Arbeitnehmer,
- Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (z.B. zur Abwehr von Ansprüchen seitens der (ehemaligen) Arbeitnehmer),
- Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. Erfüllung der Betroffenenrechte),
- Zur genauen Ermittlung der Prämienhöhe und Auszahlung der Prämie.
Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
Im Rahmen des mit Ihnen begründeten Arbeitsverhältnisses verarbeiten wir verschiedene personenbezogenen Daten und Kategorien von personenbezogenen Daten.
Die Verarbeitung geschieht mit Hilfe einer Papierpersonalakte sowie digital durch das Führen einer elektronischen Personalakte, die auf betrieblichen Servern gespeichert und bearbeitet wird. Zudem findet Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Lohnbuchhaltungsprogrammen, die auf besonderen, vom übrigen EDV-System getrennten Rechnern des Betriebs laufen. Mit Hilfe ergänzender Programme zur Datenübertragung an die sozialversicherungsrechtlichen Einzugsstellen (z.B. „Elster“) werden Ihre personenbezogenen Daten an das zuständige Finanzamt und an ähnliche Stellen übermittelt.
Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten auf unseren EDV-Systemen im Rahmen Ihrer Arbeitsleistung verarbeitet (z.B. Erstellung der Berichte, Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten und/oder Behörden sowie anderen Stellen und Kommunikationspartnern).
Im Rahmen der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
- Anrede, Geschlecht, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse(n), Anschrift(en), Telefonnummer(n), ggf. Faxnummer(n) eines Arbeitnehmers bzw. einer Arbeitnehmerin,
- Informationen und Dokumente (i.d.R. in Kopie und nur ausnahmsweise im Original), soweit diese für die Begründung und Durchführung des oben genannten Arbeitsverhältnisses notwendig sind. Dazu können insbesondere die folgenden Kategorien von Informationen und Dokumenten gehören:
- Bewerbungsunterlagen (z.B. Anschreiben, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse, Qualifikationsnachweise, etc.),
- Arbeitsvertrag und arbeitsvertragsbezogene Dokumente und Schreiben (ggf. Nachträge und Ergänzungen wie z.B. Aufhebungsverträge, Aufzeichnungen über Gehaltsvorschüsse, Darlehen oder Aufstellungen der für die Gehaltsfindung relevanten monatlichen und jährlichen Umsätze bei provisionsberechtigten Arbeitnehmern, Angaben im Einstellungsfragebogen, etc.),
- Informationsschreiben (z.B. die vorliegende Auskunft zur Datenverarbeitung),
- Arbeitsvertragliche Weisungen und sonstige Korrespondenz zwischen den Arbeitsvertragsparteien,
- Nachweise über schulische, hochschulische und berufliche Qualifikationen (z.B. Schul- bzw. Hochschulabschlusszeugnisse, Examenszeugnisse, Gesellenbriefe, Qualifikationsnachweise, Promotionsurkunden, etc.),
- Aufzeichnungen über Fehlzeiten, Überstunden und Urlaubstage,
- Daten zu Schulungen/Seminaren, Leistungen und Verhalten,
- Identität der gesetzlichen Krankenkasse oder ggf. einer bestendenden privaten Krankenversicherung, des Trägers der betrieblichen Altersversorgung, soweit ggf. Leistungen der betrieblichen Altersversorgung erbracht werden (insb. Träger-, Behörden- bzw. Unternehmensbezeichnung(en), Adress- und andere Kontaktdaten wie z.B. Telefon- und Faxnummer(n), E-Mail-Adressen sowie die von diesen Stellen zur Identifizierung des/der Versicherten verwendeten Daten),
- Sozialversicherungsrechtlich und/oder lohnsteuerlich relevanten Merkmale, die für Lohn- und Gehaltsabrechnungen erforderlich sind (z.B. das Geburtsdatum, ggf. bestehende Religionszugehörigkeit, der Personenstand, gesetzliche Unterhaltspflichten, die Steueridentifikationsnummer, Angaben darüber, ob es sich um eine Haupt- oder um eine Nebenbeschäftigung handelt, Angaben zum Lohnsteuerfreibetrag),
- Ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs.1 DS-GVO, soweit diese für die laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen, für Lohnersatzleistungen und/oder für die lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Meldungen und Jahresmeldungen erforderlich sind (z.B. krankheitsbedingte Fehlzeiten, ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Nachweise über Schwangerschaften, eine Niederkunft, Aufzeichnungen über länger andauernde Krankheiten, Nachweise über eine etwaige Schwerbehinderung, etc.),
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sozialversicherungsrechtliche Meldungen und Jahresmeldungen bzw. Jahresbescheinigungen, steuerliche Dokumente wie z.B. Lohnsteuerunterlagen und Lohnsteuerjahresbescheinigungen,
- Unsere dokumentierten Erklärungen und Informationen (z.B. Abmahnungen, Kündigungsschreiben, erteilte Zwischenzeugnisse und Zeugnisse, sozialversicherungsrechtliche Abmeldungen, Informationen zur Elternzeit, Sabbatical, etc.)
Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten und Dokumente werden an Dritte (Stellen außerhalb unserer Organisation) zu anderen als den zuvor genannten Zwecken nicht weitergegeben.
Soweit dies gemäß Art.6 Abs.1 lit. b oder lit. c DS-GVO für die Durchführung des oben genannten Arbeitsverhältnisses oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir als verantwortliche Stelle unterliegen, erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der arbeitsrechtlichen, sozialrechtlichen, steuerrechtlichen und/oder sozialversicherungsrechtlichen, datenschutzrechtlichen Schriftverkehrs und Meldungen bzw. Erklärungen an die jeweils zuständigen Stellen und Personen weitergegeben. Die übermittelten Daten dürfen von den Datenempfängern ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Zu den Datenempfängern gehören insbesondere folgende Stellen und Personen:
- Krankenkassen und private Krankenversicherungen, Arbeitsagenturen, Träger der gesetzlichen Rentenversicherung, Träger der gesetzlichen Pflegeversicherung, Träger der gesetzlichen Unfallversicherung, Finanzämter,
- Träger einer betrieblichen Altersversorgung, Berufskammern, Haftpflichtversicherungen und sonstige Schadens- und Sachversicherungen, die betriebliche oder mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängende Risiken absichern,
- Sonstige Stellen, Dienstleister, Gerichte und Behörden, die Aufgaben im Zusammenhang mit dem Arbeitsrecht, dem Lohnsteuerecht, der medizinischen oder der Gesundheitsversorgung oder des Sozialversicherungsrechts wahrnehmen wie z.B. Elterngeldstellen, Integrationsämter, Arbeitsschutzbehörden, Datenschutzbehörden, medizinische Einrichtungen wie Arztpraxen und Krankenhäuser,
- zvoove Group GmbH im Rahmen des Betriebs des Webportals.
Datenübermittlung an Empfänger in einem Drittland
Eine Weiterleitung Ihrer Daten an Empfänger in einem Drittland erfolgt nur, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder wie oben bereits ausgeführt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland stattfindet (z.B. (Unter-)Auftragnehmer), erfolgt die Datenübermittlung auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, wenn geeignete Garantien gemäß Art. 46 Abs. 2 DSGVO bestehen (insb. Standardvertragsklauseln, verbindlichen internen Datenschutzvorschriften) oder in Ausnahmefällen gemäß Art. 49 DSGVO. Eine Kopie der geeigneten und angemessenen Garantien erhalten Sie, soweit gewünscht, auf Nachfrage, indem Sie uns entweder postalisch oder per E-Mail anschreiben.
Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Daten werden durch uns bis zum Ablauf der jeweils maßgeblichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die wir beachten müssen, verarbeitet und nach Ablauf der jeweiligen Fristen unverzüglich gelöscht. Die Löschung der Daten erfolgt dadurch, dass sie einer ordnungsgemäßen Datenvernichtung zugeführt werden. Zu beachten ist dabei, dass die jeweilige Aufbewahrungspflicht sich auf die oben genannten Daten und Dokumente nur insoweit bezieht, als diese Daten und Dokumente für die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten durch uns relevant sind.
Als Arbeitgeber haben wir im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis insbesondere die folgenden Aufbewahrungsfristen zu beachten:
- Die steuer- und abgabenrechtliche Aufbewahrungsfrist beim Lohnkonto (vgl. § 41 Abs.1 EStG i.V.m § 4 LStDV i.V.m. § 28 f Abs.1 SGB IV) beträgt derzeit gemäß § 41 Abs.1 S. 9 EStG sechs Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Lohn- und Gehaltsabrechnung vorgenommen wurde.
- Die ertragssteuerrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit gemäß § 147 Abs.1 Nr.1, Nr.4, Nr. 4a, Abs.3 S. 1 AO zehn und in Fällen des § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 AO sechs Jahre. Die Frist beginnt gemäß § 147 Abs.4 S. 1 AO mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das jeweilige Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
- Die sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfrist, die im Rahmen der regelmäßig (alle vier Jahre) stattfindenden Betriebsprüfungen zu beachten ist, beträgt gemäß § 28f Abs. 1 SGB IV derzeit ein Kalenderjahr. Die Frist beginnt mit dem Ablauf Kalenderjahres, in welchem die letzte Betriebsprüfung gemäß § 28p Abs.1 SGB IV durchgeführt wurde. Durch die Abhängigkeit der Jahresfrist von dem Zeitpunkt der letzten Betriebsprüfung kann sich dadurch eine Verlängerung der oben genannten Sechsjahresfrist ergeben.
- Die Aufbewahrungsfrist zur Wahrung berechtigter Interessen bestimmt sich nach der jeweils längsten möglichen Verjährungsfrist denkbarer, gegenüber dem Arbeitgeber möglicherweise behaupteter Ansprüche.
Diese Frist beträgt gemäß § 195 BGB i.V.m. § 199 Abs.1 BGB regelmäßig drei Kalenderjahre, soweit einzelvertraglich keine kürzere Frist bestimmt ist. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem ein/e Arbeitnehmer/in aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschieden ist. Mit Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist verjähren Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, z.B. auf rückständigen Lohn, Urlaubsabgeltung usw.
Bei besonderen Arbeitnehmergruppen, die Tätigkeiten mit gesteigerten Haftungsrisiken für den Arbeitgeber verrichten, beträgt die Aufbewahrungsfrist gemäß § 199 Abs.3 S. 1 Nr.2 BGB dreißig Jahre. Dabei handelt es sich regelmäßig um die längste mögliche Verjährungsfrist bei Haftungsansprüchen Dritter gegenüber dem Arbeitgeber, die dieser im Wege eines Regresses gegenüber dem Schadensverursacher (Arbeitnehmer/Arbeitnehmerin) geltend machen könnte. Sie beginnt ohne Rücksicht auf die Entstehung und die Kenntnis oder grob fahrlässige Unkenntnis des Schadensersatzanspruchs in dreißig Jahren von der Begehung der Handlung, der Pflichtverletzung oder dem sonstigen, den Schaden auslösenden Ereignis durch den/die Arbeitnehmer/in. Um eine geordnete Bearbeitung derartiger Schadensersatzforderungen zu ermöglichen (inkl. einer Schadensmeldung an ggf. bestehende Haftpflichtversicherungen), sind die in den Personalakten enthaltenen personenbezogenen Daten und Dokumente insoweit dreißig Jahre lang aufzubewahren, als diese Daten und Dokumente Informationen über die durch den/die Arbeitnehmer/in verrichteten Arbeiten geben können, die für einen möglichen Regressanspruch des Arbeitgebers relevant sein könnten (z.B. auftrags- bzw. kundenbezogene Verträge, Projektdokumentationen, Abrechnungen, Behandlungsdokumentationen, etc.). - Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung findet solange statt, solange die Einwilligung besteht und werden gelöscht, sobald ein Widerruf erklärt wird bzw. keine Aufbewahrungsfristen greifen.
Betroffenenrechte / Beschwerderecht
Sie haben gemäß Art. 15 DS-GVO das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen der Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.
Sie haben gemäß Art. 16 DS-GVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
Sie haben gemäß Art. 17 DS-GVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht eine Rechtsgrundlage besteht, die uns zur weiteren Speicherung der Daten berechtigt oder verpflichtet.
Sie haben gemäß Art. 18 DS-GVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn
- die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
- die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen,
- wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen,
- Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.
Sie haben gemäß Art. 20 DS-GVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
Sie haben gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt.
Recht auf Widerruf der Einwilligungen
Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird von dem Widerruf nicht berührt.
Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Quellen, aus denen Ihre personenbezogenen Daten stammen
Wir erheben im Rahmen des Anstellungsverhältnisses personenbezogene Daten aus den folgenden Quellen:
- Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung gestellt haben,
- Daten, die wir im Rahmen des Anstellungsverhältnisses selbst erstellt haben (eigene Aufzeichnungen)
- Daten, die wir öffentlichen Quellen entnehmen oder uns von Behörden genannt werden
Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Durchführung des Anstellungsverhältnisses und zur Entgeltabrechnung erforderlich. Eine Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten hat zur Folge, dass wir das Anstellungsverhältnis nicht durchführen können und / oder Sie kein Entgelt erhalten.
